Creëer rust en krijg grip op je administratie met de commerciële afsluiting uitbreiding

Voor de financiële afdeling binnen een AGF bedrijf hebben boekhouders veel te maken met periode-afsluitingen, zoals een dagafsluiting en weekafsluiting. Een belangrijke taak die een hoge mate van nauwkeurigheid vraagt van medewerkers. Om bedrijven in dit proces te ondersteunen, zijn er nieuwe schermen in GreenCommerce toegevoegd om een periode commercieel te kunnen afsluiten. Afgeronde orders binnen de periode worden hiermee dichtgezet, waarbij gerelateerde kosten op een later moment alsnog kunnen worden toegevoegd door de commerciant.

Kunnen vertrouwen op data uit het systeem
Een veelgehoorde uitdaging voor de financiële afdeling bij een bedrijf is het kloppend krijgen van alle cijfers per periode. De commerciële afdeling heeft bij het aanmaken van een order te maken met verschillende afspraken per periode (week, maand, kwartaal, jaar, etc.). Denk aan wijzigingen van aantallen, verkoop op commissie, kosten voor transport, ompakken of andere dienstverlening. Al deze onderdelen zitten in een order en worden in de loop der tijd gewijzigd of aangevuld door de commerciant. Transportfacturen komen bijvoorbeeld later binnen of de commissieprijs wordt later bepaald; dit heeft direct gevolgen voor je cijfers in het verleden. Wanneer de financiële afdeling rapportages wil maken van een afgesloten periode, wil je dat deze cijfers sluitend zijn en niet op een later moment ineens veranderen. 

Om beide afdelingen hierin te ondersteunen, hebben we een nieuwe uitbreiding gemaakt met de commerciële afsluiting. De finance medewerker kan een periode commercieel dichtzetten, ook wanneer prijzen nog niet definitief zijn. Commercianten kunnen een order in het verleden dan niet meer aanpassen op aantallen, afleverlocatie e.d., maar kunnen wel nog indicatie- of commissieprijzen definitief maken. Wanneer een periode is dichtgezet, kunnen er dus geen wijzigingen op bestaande commerciële informatie doorgevoerd worden en geen nieuwe orders aangemaakt worden in GreenCommerce. Dit geeft anderen de ruimte om alvast te kunnen werken met de data van die periode.

Afsluiten van een periode
In GreenCommerce zijn er twee nieuwe schermen gemaakt: via Administratie → Commerciële periode afsluiten (een nieuwe periode controleren en afsluiten) en via Administratie → Commerciële afsluitingen (eerdere afsluitingen bekijken). 

Bij het eerste scherm kan een periode gecontroleerd en afgesloten worden. Via een proces controle template, vergelijkbaar als in de Production App, kunnen verschillende controles vastgelegd worden. Deze templates zijn volledig zelf te beheren, zodat deze per periode aanpasbaar zijn. Wanneer alle stappen succesvol zijn doorlopen, kan een periode worden afgesloten. Als gevolg kunnen er geen nieuwe commerciële transacties meer in het verleden worden gezet, maar mogen er wél nog gerelateerde zaken zoals kosten worden verwerkt. Zo krijg je als bedrijf meer grip op je administratie en kunnen rapportages uitgedraaid worden op basis van sluitende informatie. 

Eerste deel van periode-afsluitingen
De commerciële afsluiting is het eerste deel van ‘periode-afsluitingen’, waarbij de financiële afsluiting het volgende thema zal worden. Bij deze financiële afsluiting kan een periode volledig worden dichtgezet (commercieel én financieel), waardoor het voor commercianten niet meer mogelijk wordt om in het verleden kosten/facturen te boeken. 

Heb je interesse in de commerciële afsluiting uitbreiding in GreenCommerce? Of wil je graag meer informatie ontvangen? Neem contact op met info@greencommerce.nl of bel naar 0174 - 642 622.